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Firma Electrónica

¿QUÉ ES LA FIRMA ELECTRÓNICA?

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan un documento electrónico.

 

La firma electrónica se utilizan para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento electrónico; es el equivalente a una firma manuscrita, pero ofrece más seguridad y proporciona garantías adicionales de evidencia acerca del origen, la identidad y el estado de un documento electrónico, transacción o mensaje.

 

La base legal de la Firma Electrónica en Colombia está recogida en la Ley 527 de 1999; con la expedición de la resolución No.00070 del 3 de noviembre de 2016, modificada por la resolución 22 de abril 3 de 2019, la firma electrónica sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas ante la DIAN.

 

BENEFICIOS
  • Se eliminan incidentes de configuración y compatibilidad con máquina virtual de Java y el navegador de Internet
  • Se ahorra costo y tiempo en la configuración del equipo de cómputo
  • Desaparece el riesgo de pérdida de la firma
  • Se evitan los costos de desplazamiento a los puntos de contacto para renovar el mecanismo por olvido de contraseña o daño del archivo

 

¿CÓMO PUEDO OBTENERLA?

 

¿Sabes qué régimen eres? ¿Común o simplificado?

En Colombia, las obligaciones, responsabilidades y prohibiciones tributarias relacionadas con los impuestos sobre las ventas están determinadas al tipo de régimen al que pertenezcas (común o simplificado).

 

COMÚN

¿Quienes pertenecen a este régimen?

Personas naturales o jurídicas que realicen actividades gravadas con IVA pertenecen al régimen común, salvo si cumplen todos los requisitos para pertenecer al régimen simplificado. 

Obligaciones

  • Inscribirse al RUT como régimen común.
  • Solicitar autorización de la numeración de facturación ante la DIAN.
  • Expedir factura o documento equivalente, con todos los requisitos de Ley.
  • Presentar la declaración bimestral del impuesto sobre las ventas.
  • Presentar la declaración de renta y complementarios.
  • Actuar como agente de retención cuando cumpla los requisitos de Ley.
  • Informar el cese de actividades.
  • Llevar libros de contabilidad registrados ante la Cámara de comercio.
  • Llevar un registro auxiliar de ventas y compras
  • Exigir el RUT al momento de contratar a un tercero para la realización de un servicio o compra de bienes o servicios.

 

SIMPLIFICADO

¿Quienes pertenecen a este régimen?

Minoristas y sector agropecuario y ganadero.

En el régimen simplificado sólo podrán pertenecer las personas naturales, nunca las jurídicas, que prestan servicios gravados o que como comerciantes o artesanos efectúen ventas, o que como agricultores o ganaderos realicen operaciones gravadas.

Requisitos para ser régimen simplificado:

  • En el año anterior debieron haber obtenido ingresos brutos menores a 3.500 UVT (unidades de valor tributario), para el 2018 equivale a $116´046.000.
  • Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina o local donde ejerzan su actividad.
  • No pueden realizar actividades bajo franquicia o explotación de intangibles.
  •  No pueden ser usuarios aduaneros.
  • Que en el año anterior o en el año en curso no hayan celebrado contratos gravados cuyo valor individual supere las 3.500 UVT, para el 2018 este valor sería$116´046.000.
  • Que en el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras del año anterior o del año en curso no sobrepase los $127´256.000 independientemente de donde provengan sus recursos.

Obligaciones

  • Inscribirse al RUT.
  •  Entregar la información pertinente que pida la DIAN.

 

Modelo de Operación de la Factura Electrónica​ 

El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos:

Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.

Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.

La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.

Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.

La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador